個人情報保護方針および個人情報の取り扱いについて

山口大学生協へのご加入に際して、当生協へ個人及び関係者に関する情報をいただくことになりますが、当生協では個人情報に関して適用される法令、規範を遵守するとともに、以下の個人情報保護方針のもとに組合員及びその関係者に関する情報の適正な管理・利用と保護に努めております。

山口大学生活協同組合の個人情報保護方針

山口大学生活協同組合は、組合が取得し利用する個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、その保護・取り扱いに関する方針を、以下のとおり定めます。

1. 事業者の名称等
  名称:山口大学生活協同組合
  住所:山口県山口市吉田1677−1

2. 関係法令・ガイドライン等の遵守
  当生協は、個人情報の取扱に関し、「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)及び関連する政省令、ガイドライン等を遵守します。

3. 個人情報の利用目的
  生協の加入及び事業の利用等で提供いただいた個人情報は、以下の目的のために利用させていただきます。
 (1) 出資金や組合員名簿の管理
 (2) 定款に定められた事業の案内、受注、請求、代金決済、事故対応、アフターサービス及びこれに付随する業務 
 (3) アンケート・キャンペーン・イベント等のご案内の送付
 (4) 生協の基本会議や総代・役員選出に関わる事項、組合員企画等のため
 (5) 保護者の方の個人情報については上記のほか、ご本人に連絡が取れず重要なお知らせができない場合の連絡のため
 (6) 大学の福利厚生事業や学生生活支援業務の遂行に必要な範囲で、山口大学に個人情報を提供するため(要配慮個人情報を除きます)
 (7) 以下のとおり個人データを共同利用するため
  ⅰ)共同して利用する者の範囲
   日本コープ共済生活協同組合連合会ならびに団体契約の引受保険会社及び保健代理店
  ⅱ)利用目的
   ・共済及び保険契約の締結・維持管理・共済金の支払及び各種案内・サービスのため
   ・上記の業務、及び関連・付随する業務を適切かつ円滑に履行するため
  ⅲ)共同して利用する項目
   ・氏名、生協コード、組合員番号、生協加入日、生協脱退日その他の基本情報
   ・生年月日、性別、住所、電話番号その他の属性情報
   ・組合員登録口座、商品代金最終振替日、請求金額その他の取引関連情報

   ・その他の共同利用者の利用目的のために必要な情報
  ⅳ)共同利用する個人データの管理についての責任を有する者の名称
    名称:山口大学生活協同組合
    住所:山口県山口市吉田1677−1
    代表者:個人情報保護管理者

4. 個人情報の第三者への提供
   次に掲げる場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
 (1) ご本人の同意に基づき提供するとき(旅行事業、各種斡旋・取次の事業、Tuoカード等をはじめとした各事業のお申込等に取得する個人情報であって、取得の状況からみて当該個人情報をそれぞれの事業者に提供することが明らかである場合を含みます)
 (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
 (3) 山口大学の福利厚生や学生生活支援業務に関連して、大学の福利厚生事業や学生生活支援業務の遂行に必要な範囲で、山口大学に個人情報を提供する場合
 (4) 法令に基づく場合
 (5) 他の生協や会社等と共同利用する場合(この場合、各申込書等にその旨を明記します)
 (6) 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合

5. 安全管理措置に関する事項
  当生協は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措
置を講じます。また、個人データを取扱う従業者や委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。これら
個人データの適切な管理のために、別途「個人情報保護規則」を定め、これを遵守します。
  
  6. 保有個人データの開示等の手続き
    当生協は、ご本人またはその代理人から、当該保有個人情報データについて、開示、訂正、利用停止等の
ご請求をいただいたときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。
   (1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   (2) 当生協の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
 (3) 法令に違反することとなる場合
  当生協の保有個人データの開示等に関するお問い合わせは、下記まで郵便又は電話でお問い合わせくだ
 さい。お問い合わせの際には、請求者がご本人又は正当な代理人であることを確認させていただくため、また
 は、当生協が当該お問い合わせに適切に対応するため、追加の情報のご提供をお願いする場合があります。
 あらかじめご了承ください。
  なお、利用目的の通知及び個人情報の開示につきましては、手数料500円をいただいきます。

 7. ご質問等のお問い合わせ窓口

        個人情報のお問い合わせ・相談窓口(苦情等)
         山口大学生活協同組合 個人情報保護管理者
         〒753-0841 山口県山口市吉田1677-1
                   山口大学内
                               2022年10月1日
                               山口大学生活協同組合  理事会

■生協加入時に提供いただく個人情報と利用について
1.生協加入に必要な情報として、加入者の氏名・住所・電話番号・学部・学科・学年・学籍番号、必要に応じてメールアドレス、保護者など関係者の指名・住所・電話番号等について提供いただきます。
2.提供いただいた情報は、以下の目的のために利用させていただきます。
(1)出資金や組合員名簿の管理
(2)定款に定められた以下の事業の、案内、受注、請求、代金決済、事故対応、アフターサービス及びこれに付随する業務。
①組合員の生活に必要な物資を購入し、これに加工し又は生産して組合員に供給する事業
(書籍、教育機器、学用品、文房具、電気製品、家具、衣料品、皮革製品、化粧品、日用雑
貨品、運動具用品、楽器、写真用品、写真処理サービス、コピー、時計、飲料、食料品、葉
書・切手類、煙草、プレイガイド斡旋物資その他の組合員の日常生活に必要な物資)
②組合員の生活に有用な協同施設を設置し、組合員に利用させる事業(食堂及び喫茶等)
③組合員の生活の改善及び文化の向上を図る事業
④組合員の生活の共済を図る事業
⑤組合員及び組合従業員の組合事業に関する知識の向上を図る事業
⑥組合員のための旅行業法に基づく旅行業に関する事業
⑦組合員のための貨物自動車運送事業法に基づく貨物自動車運送取扱事業
⑧前各号の事業に附帯する事業
(3)商品に関する活動、店舗、無店舗事業におけるサービス改善のためのアンケート・キャンペーン・イベント及び市場調査・購買動向に関する資料の送付・回収の確認。
(4)生協の基本会議や総代・役員選出に関わる事項、組合員企画、事業に関わる情報の提供。
※生協の事業活動全般については、別途生協紹介パンフレットをご覧下さい。
3.今回、ご紹介させていただいている各種事業・商品(お部屋紹介、新生活用品、大学推奨パソコン、生協インターネット、ミールカード、各種講座、新入生歓迎会等)の申し込みにあたっては、その利用目的の達成に必要な個人及び関係者(保護者等)情報の提供がありますが、当生協の基本方針に基づいて情報の適正な管理・利用と保護に努めております。また、前述の当生協の目的に基づいて適正に利用させていただくことがあります。なお、重要な情報を取り扱う学生総合共済、TUOカードにつきましては、別途個人情報に関する方針をそれぞれのパンフレットに掲げてありますので必ずご覧下さい。
4.生協・共済・扶養者病気死亡保険加入時に提供いただいた扶養者(保護者)の方の氏名・住所・電話番号・続柄につきましては以下のような目的で利用させていただきます。
(1)生協に加入したご本人に連絡がとれず重要なお知らせができない場合の連絡のために利用します。
(2)生協定款では、加入したご本人のご家族(同一世帯の方)も生協を利用できるようになります。生協ではご家族に対して生協の企画や商品案内を行う場合があり、そのために利用します。
(3)共済・扶養者病気死亡保険でいただく個人情報は、共済・保険の契約内容遂行のために利用します。また、上記(1)(2)で利用する場合があります。
5.共済を申込の方については、契約の締結及び維持管理・共済金支払い等のために契約者から収集した個人情報を、全国大学生活協同組合連合会および契約者がご加入の会員生協の共済事業等の健全な運営や、商品・サービスの紹介等のために利用することがあります。また、医師等の第三者に対して申込内容・告知内容・給付申請内容に関する事実確認等を行うことがあります。
全国大学生協共済生活協同組合連合会が団体契約者となり、とりまとめを行っている学生賠償責任保険、扶養者病気死亡保障保険、学業継続費用保険について収集した個人情報は、大学生協および引受保険会社である共栄火災海上保険株式会社において、加入および支払いの調査・連絡等のために活用します。 なお、共栄火災海上保険株式会社における個人情報の取扱いについての詳細はホームページをご覧下さい。
6.学生生活110番に加入申し込みの際に提供いただいた個人情報は、学生生活110番の会員登録・継続案内及び「学生生活110番規約」に基づく各種サービスの利用や案内のために、提携先であるジャパンベストレスキュー株式会社とともに活用いたします。当生協では、提携先会社の個人情報取扱いについても適正な管理と保護に努めております。
7.各種事業・商品利用に際して、その目的の達成のため関係団体である大学生協中国・四国事業連合に対して必要最低限の情報を提供・共同利用することがあります。提供先に対しては、提供目的の範囲内に限った情報利用制限を付し、個人情報の秘密の保持と管理を図っています。
8.生協脱退に際しての個人情報の取り扱い
生協を脱退された場合、提供いただいている個人情報については、税務署や行政庁への対応、商品事故などへの対応、お問い合わせへの対応、再加入時の便宜等の目的のために脱退後7年間は保有させていただきます。